W poprzednim artykule wspominałam o tym, jak cennym członkiem zespołu u przedsiębiorców jest prawnik znający się na prawie gospodarczym oraz działalności gospodarczej podmiotów, dlatego tym razem skupię się na innych aspektach pozwalających na dokonanie trafnych wyborów i przemyślanych decyzji.
Wielu sporom da się zapobiec, jeśli odpowiednio wcześnie zadbamy o bezpieczeństwo współpracy. Oto 10 konkretnych porad, jak chronić się przed nieuczciwym kontrahentem, opartych na moim wieloletnim doświadczeniu jako radcy prawnego i wieloletniego szefa działu prawnego dużego holdingu.
Spis treści
1. Sprawdź kontrahenta w dostępnych rejestrach
Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że zawiera ona wszystkie niezbędne dane identyfikujące danego kontrahenta. Brak np. numeru PESEL w umowie z osobą fizyczną znacznie utrudni wytoczenie przeciwko niej powództwa w razie gdyby pojawiły się jakieś problemy z wykonywaniem umowy. Natomiast błędny KRS może oznaczać problem z dochodzeniem roszczeń – bo dochodzić będziemy od faktycznie wpisanego podmiotu czy od tego, który miał tam figurować? Poza tym, gdy zaczynasz współpracę z nowym partnerem i wymagać ona będzie od Ciebie znacznego zaangażowania finansowego bądź organizacyjnego, sprawdź lepiej czy masz do czynienia z legalnie działającą i wypłacalną firmą. Skorzystaj z CEIDG, KRS, bazy REGON, Białej Listy VAT, a także biur informacji gospodarczej (KRD, BIG InfoMonitor, ERIF). Możesz sprawdzić, czy kontrahent nie figuruje jako dłużnik albo czy nie jest w trakcie postępowania upadłościowego.
W praktyce: Stwórz checklistę rejestrów, które przeglądasz przed każdą nową współpracą. Zleć to prawnikowi lub osobie z działu administracyjnego.
2. Wymagaj umowy pisemnej z poprawnymi danymi
Zawsze podpisuj pisemną umowę. Upewnij się, że zawiera wszystkie kluczowe elementy: strony, przedmiot, cenę, terminy, warunki odstąpienia, kary umowne. Sprawdź, kto podpisuje dokument – czy ma prawo reprezentować firmę, a w razie wątpliwości poproś o okazanie dokumentu dowodzącego jego działania w imieniu kontrahenta. Niejedna sprawa sądowa upadła, bo dokumenty były podpisane przez osobę nieuprawnioną i jest to strata nie do odrobienia!
W praktyce: Weryfikuj dane w KRS lub CEIDG i żądaj podpisu osoby uprawnionej zgodnie z zasadami reprezentacji. Nie daj się zwieść obietnicami dostarczenia odpowiedniego dokumentu po podpisaniu umowy – często może Wam to umknąć lub jest to celowa zagrywka drugiej strony.
3. Wprowadź zabezpieczenia prawne
Zadbaj o instrumenty takie jak: zadatek lub zaliczka, weksel, poręczenie osób trzecich, gwarancje bankowe, oświadczenie o poddaniu się egzekucji (art. 777 k.p.c.). Dobrze dobrany instrument odstrasza nierzetelnych partnerów i ułatwia dochodzenie roszczeń. W tym przypadku rodzaj zabezpieczenia uzależniony jest od charakteru czynności i związanych z tym zwyczajów panujących w branży. Może okazać się, że przy czynnościach mniejszej wagi takie postanowienie będzie zbędne, gdyż zależy Wam na szybkim załatwieniu sprawy, a obowiązujące przepisy dają wystarczającą gwarancję możliwości dochodzenia roszczeń, dlatego ustanowienie zabezpieczenia w tym wypadku można pominąć
W praktyce: Prawnik pomoże dobrać odpowiednie zabezpieczenie do rodzaju współpracy i wartości umowy. A przynajmniej doradzić najlepsze rozwiązanie oraz wskazać skąd się to wzięło.
4. Płać etapami, ogranicz przedpłaty
O ile nie wynika to ze zwyczajów panujących na rynku bądź jest to bezwzględnie wymagane przez kontrahenta, unikaj przekazywania całej kwoty przed realizacją. Stosuj rozliczenia etapowe: zaliczka na początku, kolejne transze po wykonaniu określonych części pracy. To zmniejsza ryzyko, że kontrahent zniknie z pieniędzmi.
W praktyce: Umieść harmonogram płatności jako załącznik do umowy. Płatność powinna być powiązana z protokołem odbioru etapu.
5. Twórz szczegółowe umowy i załączniki
Dobrze spisana umowa to połowa biznesowego sukcesu, dlatego sformułowanie jej w zbyt ogólny sposób to za mało by właściwie zabezpieczyć własne interesy. Nie warto bać się długich tekstów i złożonych postanowień, jeśli w ostatecznym rozrachunku miałoby to doprowadzić do precyzyjnego określenia praw i obowiązków stron, a także innych elementów kluczowych dla danej czynności prawnej. Określ dokładnie przedmiot umowy, sposób wykonania, materiały, termin, odpowiedzialność za opóźnienia. Dołącz harmonogramy, schematy, kosztorysy. Im więcej precyzji, tym mniejsze pole do sporu.
W praktyce: Nie polegaj na „dogadaniu się ustnie”. Co jest na papierze, to obowiązuje.
6. Weryfikuj licencje, ubezpieczenia, certyfikaty
Jeśli kontrahent ma działać jako specjalista (np. budownictwo, IT, doradztwo), sprawdź, czy ma wymagane prawem pozwolenia lub certyfikaty. Nie należy krępować się przed zadaniem tego pytania, bowiem nie oczekujemy przecież rzeczy niestosownej. Zależy nam na tym, żeby otrzymać dobrej jakości produkt lub usługę, dlaczego więc mielibyśmy nie móc sprawdzić czy ten podmiot który wybraliśmy ma w tym temacie odpowiednie przygotowanie? Dodatkowo przy niektórych rodzajach umów (np. o roboty budowlane) warto też sprawdzić ubezpieczenie OC wykonawcy.
W praktyce: Poproś o skany dokumentów i zweryfikuj je w odpowiednich rejestrach lub u wystawcy.
7. Sprawdź referencje i opinie
Zadzwoń do firm, z którymi kontrahent współpracował. Przejrzyj fora branżowe, portale opinii, profile na LinkedIn. Czasem negatywne opinie bywają przestrogą przed utratą pieniędzy. Nie zawsze masz na to czas i ochotę, ale jeśli planujesz zawarcie umowy w kluczowym dla Ciebie obszarze, warto poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z przeszłością drugiej strony.
W praktyce: Pytaj nie tylko o jakość usługi, ale również o terminowość i sposób rozwiązywania problemów.
8. Unikaj podejrzanych okazji
Zbyt niska cena, presja czasu, brak siedziby lub strony internetowej – to czerwone flagi. Nieuczciwi kontrahenci często świadomie tworzyli pozory atrakcyjności oferty, dlatego też sugerowanie się przy wyborze konkretnej oferty wyłącznie kryterium ceny często okazuje się być początkiem koszmaru. Najczęściej zdarza się tak w przypadku przetargów – jako obywatele mierzymy się ze skutkami tego typu wyborów widząc np. jezdnie pełne drastycznych załamań powierzchni, pękające fasady budynków publicznych czy też niskiej jakości jedzenie w niektórych placówkach medycznych. Dlatego warto ustalić jakie są nasze priorytety przy zawieraniu umów – wierzę, że zależy Wam także na jakości, więc nie zapominajcie o tym, by każdą atrakcyjną cenowo ofertę dokładnie sprawdzić pod kątem gwarancji jakości.
W praktyce: Gdy intuicja podpowiada Ci „coś tu nie gra” – skonsultuj sprawę z prawnikiem zanim podpiszesz.
9. Zapisz procedury w przypadku opóźnień lub niewykonania
Określ, co się dzieje w przypadku opóźnień: ile dni na usunięcie wady, od kiedy naliczane kary, kiedy można odstąpić od umowy, itp. Umowy spisuje się tak naprawdę na czas sporu, dlatego lepiej nie licz, że „się dogadacie”. W tym przypadku bądź pewien, że druga strona nie zrobi ani odrobinę więcej lub bardziej, niż jest to zawarte w podpisanej umowie. Lub w kodeksie/ustawie.
W praktyce: Dobrze przygotowany wzór wezwania do zapłaty lub odstąpienia pozwala działać szybko i bez emocji.
10. Dokumentuj wszystko
Każda rozmowa, zmiana ustaleń, odbiór prac – niech będą potwierdzone mailowo, w formie notatki, protokołu lub wiadomości SMS. Dowody mają znaczenie dopiero wtedy, gdy da się je pokazać przed sądem, zaś poleganie na świadkach może okazać się niewystarczające w sytuacji, gdy druga strona także będzie dysponować „wsparciem” świadków. Pamięć ludzka jest ulotna i zdarza się, że jedno konkretne zdarzenie dwie osoby zapamiętają kompletnie inaczej. Nie wynika to może z ich złej woli, lecz z możliwości percepcyjnych różnych osób. Stąd posiadanie najistotniejszych kwestii jakkolwiek utrwalonych (na papierze bądź cyfrowo) będzie dawać Ci komfort w realizowaniu własnych zobowiązań.
W praktyce: Stwórz prosty system archiwizacji: foldery mailowe, foldery z protokołami, kopie SMS.